بخش مدارک پزشکی همانند قلب تپنده یک واحد و مرکز درمانی است که همواره سابقه ای از تجارب و فعالیتهای پزشکی را برای پزشکان و سابقه ای از کیفیت کارهای انجام شده و راندمان کاری(مانند تعداد مراجعین و…) را برای مدیران آن مرکز ، با خود به همراه دارد. بنابراین لزوم بهینه سازی ، سازماندهی و انجام طرحهای نوین و کارامد در این بخش، می تواند کیفیت کار سازمانی را در کل واحد درمانی ، تحت الشعاع قرار دهد.منبع تمام فعالیتهای مدیریت و جریان حیاتی فرآیند برنامه‌ریزی، اطلاعات است و امروزه به عنوان یکی از مهمترین منابع قدرت در جهان مطرح می‌شود. مدیران بدون داشتن اطلاعات کامل در مورد یک موضوع قادر به تصمیم‌گیری مؤثر نخواهند بود. فناوری اطلاعات در سال‌های اخیر به واسطه رشد و گسترش روزافزون و بکارگیری امکانات رایانه‌ای و انتقال داده‌ها و ایجاد شبکه‌های جهان گستر مانند اینترنت با اطلاعات ارزشمند و خدمات متنوع، محیط‌های تبادل اطلاعات را به شدت دچار تغییر کرده است. در بخش بهداشت نیز لزوم دیجیتال سازی مدارک پزشکی و استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی کارآمد برای تحقق اهداف کارآیی، اثربخشی و کیفیت خدمات و نیز رضایتمندی مراجعین ضروررتی بسیار مهم به شمار می‌آید.
پرونده بیماران در بخش مدارک پزشکی همواره اطلاعات مهمی در خصوص نوع بیماری، فعالیتهای انجام شده در خصوص بیمار در همان مرکز درمانی، سابقه درمان‌های انجام شده از سوی پزشکان و نتایج آن، سوابق مالی و بیمه‌ای بیمار را با خود به همراه دارد. شاید برای پزشک یا پزشکان در مطب و کلینیک لزوم دیجیتال سازی مدارک پزشکی مهم نباشد و توجه زیاد آنان به بحث درمان ، نسبتا سبب غفلت از این موضوع بسیار مهم گردد.
این در حالی است که همواره بخش مدارک پزشکی و بایگانی در هر مرکز درمانی به گفته بیماران و مراجعین، یکی از مشکل‌دارترین بخش‌هایی است که زمان زیادی را برای پیگیری امور از مراجعین گرفته و تنش‌های فراوانی میان ایشان با پرسنل بوجود می‌آورد. به بیان دیگر در طی سال‌های گذشته یکی از معضلات در بخش بایگانی مراکز درمانی، ازدحام مراجعین و درخواست‌های مکرر دریافت پرونده به منظور پیگیری امور اداری درمانی بوده است. افزایش روز به روز تعداد پرونده‌های بیماران بواسطه افزایش تعداد مراجعین روزانه، جای دادن پرونده‌های قدیمی در فضای بایگانی موجود و لزوم بازیابی آنها از دیگر دغدغه‌های موجود در حوزه بایگانی پرونده ها است که در کنار عوامل محیطی مانند تغییر در پرسنل، گاهاً موجبات مخدوش نمودن فرایند بایگانی را فراهم می آورد. بنابراین لزوم اتخاذ تدبیری نوین و رویکردی در جهت ارتقای کیفی کارهای مطروحه ، از اولویت‌های هر مرکز درمانی است.
اهداف دیجیتال سازی مدارک پزشکی
اهداف کلی در اجرای طرح پرونده های دیجیتال، در جهت بیان اثر مستقیم طرح بر کیفیت پرونده ها و فرایند اجرای امور روزانه به شرح ذیل می باشد:
– ارتقاء کیفیت امور محوله در واحد مدارک پزشکی؛
– تسریع در امر بازیابی پرونده ها؛
– جبران کمبود فضای بایگانی و سازماندهی بهینه فضای موجود؛
– افزایش مدت زمان نگهداری از پرونده ها؛
– تسریع در امر انجام تحقیقات پزشکی؛
– ممانعت از مخدوش و مفقود شدن پرونده ها در اثر خروج مکرر آن از بایگانی؛
– کاهش تأثیر عوامل محیطی(برودت و حرارت محیط) بر پرونده های بایگانی شده؛
– کاهش هزینه های بیمارستان ها در نگهداری از مدارک پزشکی؛
– صرفه جویی در نیروی انسانی و تجهیزات بایگانی؛
– حفاظت پرونده های بایگانی شده از حوادث در محیط مانند آتش سوزی.
معرفی دیجیتال سازی مدارک پزشکی
تصویربرداری اسناد شامل اسکن نمودن فرمهای مدارک پزشکی در سیستم های کامپیوتری است. در این روش تعدادی از فرمهای مدارک پزشکی بیمار اسکن شده و بصورت الکترونیکی بعنوان مدارک پزشکی بیمار ذخیره می شوند. مدارک پزشکی اسکن شده یک مدارک پزشکی الکترونیک(EMR) واقعی نیست، این روش توسط سازمانهای بهداشتی – درمانی به منظور تسهیل در دسترسی و بازیابی مدارک پزشکی و حل مسائل مریوط به فضا و ذخیره سازی پرونده های کاغذی، استفاد می شود. مطالعاتی نیز در مورد مقایسه میان روشهای سنتی و الکترونیکی انجام یافته است.
نتایج حاصل از اجرای دیجیتال سازی مدارک پزشکی
ضرورت اتخاذ رویکردی نوین در هموار نمودن مشکلات مطروحه ، مدیریت بخش مدارک پزشکی را به ارائه طرح اسکن نمودن پرونده های بایگانی و تبدیل آن به فایلهای دیجیتال ، هدایت نمود. می توان کارکردهای حاصل از اجرای طرح فوق را در دو حوزه(برای بیماران، برای پرسنل)، در نظر گرفت:
کارکرد و فواید طرح برای مراجعین:
– کاهش زمان پاسخگویی به مراجعین؛
– کاهش مراجعات مکرر پرسنل به بایگانی؛
– امکان دریافت کپی پرونده و مدارک موجود در اسرع وقت.
کارکرد و فواید طرح برای پرسنل:
– افزایش توانمندی پرسنل واحد مدارک پزشکی؛
– کاهش خستگی و کسالت در امور محوله ؛
– قابلیت دسترسی همگانی پرسنل مدارک پزشکی در صورت نیاز؛
– کاهش استرس شغلی در پرسنل مدارک پزشکی ؛
– ایجاد محیط کاری بهتر و افزایش رضایت شغلی کارکنان بخش مدارک پزشکی؛
– امکان دسترسی همزمان به پرونده های بیماران ؛
– امکان تهیه نسخه پشتیبان از پرونده های بیماران و در نتیجه بهبود امنیت آنها؛
– بهبود محرمانگی اطلاعات بیماران؛
– امکان تهیه گزارشات مختلف برای اهداف پژوهشی، آماری و …. .
سخن آخر اینکه؛ دغدغه های سازمانی در هر اداره و سازمان از جمله مسائلی است که بجز با بکارگیری خلاقیت فردی، توجه به تجارب سایر سازمانها در امری مشابه و استفاده از رویکرهای نوین ، مرتفع نمی گردد. بنابراین لزوم برگزاری هم اندیشی، بیان تجارب هر چند کوچک در جهت آسان نمودن فرایند کاری در کنار بالا بردن سطح کیفی کار، بسیار اهمیت دارد و امید است تجربه مطروحه در این نوشتار نیز چشم اندازی روشن در حوزه کاری همکاران خستگی ناپذیر در مراکز درمانی فراهم آورده باشد.
همچنین بخوانید:
کاربردهای تکنولوژی‌های دیجیتال در مدیریت کلان خدمات سلامت
نحوه اجرای سلامت دیجیتال در کشورها از نظر سازمان جهانی بهداشت
سلامت دیجیتال، یک تغییر فرهنگی برای مراقبت‌های سنتی سلامت از طریق تکنولوژی‌های متحول‌کننده به حساب می‌آید